Os brasileiros de modo geral já devem ter ouvido falar algo, nos últimos anos, sobre o sistema eSocial, em implantação pelo Governo Federal. Os empresários, por sua vez, não apenas devem ter ouvido falar, mas a esta época de 2018 já deveriam estar familiarizados com o sistema ou, pelo menos, cientes. Quanto aos responsáveis pelos departamentos de: Recursos Humanos, Saúde e Segurança e até Contabilidade, deveriam estar em dia para as mudanças que o eSocial irá impor no ambiente organizacional.
Sendo assim, na prática, o eSocial deve facilitar a administração e o envio de informações relativas aos colaboradores das empresas para o Governo Federal. Ele integra recursos e, por consequência, vem a substituir 15 ferramentas que a gestão das empresas utilizava:
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
- LRE – Livro de Registro de Empregados;
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
- CD – Comunicação de Dispensa;
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
- DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte;
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
- Folha de Pagamento;
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
- GPS – Guia da Previdência Social.
O que mais traz o eSocial?
Além da integração de todas essas informações acerca do trabalhador, o eSocial permite atualização constante e prevê o registro imediato de qualquer informação pertinente a um desses pontos; bem como a disponibilização imediata aos órgãos do Governo aos quais as informações dizem respeito.
Assim, as empresas têm a ganhar com a agilidade desses processos e a redução da probabilidade de erros nos lançamentos; e o trabalhador também deve se beneficiar com a garantia de seus direitos trabalhistas, previdenciários e também com a transparência de informações referentes ao seu trabalho – tanto nas questões financeiras, quanto de regime de contrato, horários e inclusive no que se refere a segurança ocupacional.
É neste ponto que o eSocial faz algumas empresas ficarem de cabelo em pé. Pois com ele o já cansado “jeitinho brasileiro” no SST deve definhar de uma vez por todas – já vai tarde ?. Não mais esconder CATs, não mais empurrar com a barriga os treinamentos obrigatórios, não mais descumprimentos de qualquer espécie. Pois relembrando, a disponibilidade das informações é imediata, como veremos a seguir.
O impacto do eSocial na Saúde e Segurança do Trabalho – SST
A separação e envio de informações, antes da implantação do eSocial, se dava não apenas pelo método ou plataforma utilizada, mas também pelo tempo e periodicidade do envio de cada tipo de informação. Agora, como o novo sistema permite a atualização constante, o que interfere na antiga rotina adotada com relação a eventos tempestivos, que antes eram comunicados mensalmente ou anualmente. Aliás, o sistema estipula prazos para a apresentação de evidências julgadas como obrigatórias.
De acordo com o que prevê o eSocial, os Atestados de Saúde Ocupacional, por exemplo, têm que ser comunicados até o dia 7 do mês subsequente a sua emissão, não importando sua natureza: admissional, demissional, periódico, de retorno de afastamento ou mudança de função.
Da mesma forma, toda empresa que tiver em seu quadro funcionários trabalhando permanentemente expostos a algum tipo de risco é obrigada a comunicar essa condição por meio do eSocial. Da mesma forma, é preciso informar se algum trabalhador que anteriormente não estava exposto a tais riscos passar por uma mudança para ambiente que o exponha, ou o contrário, se for findada a referida atividade.
Nestes casos, a empresa também deverá informar, por meio da plataforma os:
- Equipamentos de Proteção Coletiva (EPC) presentes no ambiente
- Equipamentos de Proteção Individual (EPI) disponíveis ao trabalhador
- Certificação do trabalhador no treinamento obrigatório que a função exige
Para esses informes, vale também a regra de comunicação até o dia 7 do mês que segue a ocorrência – a mudança de ambiente.
Transparência no eSocial
Relembrando a questão da transparência no eSocial, se um trabalhador exercer uma função onde seja exigida capacitação específica como por exemplo: NR 10, NR 20, NR 33, NR 35 entre outras e, cuja reciclagem esteja vencida, o sistema fará o papel de notificar o segmento do governo responsável, neste caso o MTE, sobre o descumprimento da legislação por parte do empregador.
No caso de ocorrências que ninguém gosta de ter que lidar como a CAT, o eSocial determina que o prazo para envio da CAT é só até o primeiro dia útil após a ocorrência. Portanto, dados sobre atendimento médico, porém, poderão complementar as informações sendo enviados após a comunicação e farão referência cruzada entre ocorrência, o informe e dados de atendimento.
O eSocial não altera regras ou exigências da legislação brasileira com relação à Saúde e Segurança no Trabalho, apenas a forma da “prestação de contas”. É o VAR – Árbitro assistente de vídeo, que você viu na Copa do Mundo só que na vida real.
Os eventos relativos à Saúde e Segurança no Trabalho
O manual do eSocial divide em “eventos” as categorias de informações ou ocorrências com os quais os empregadores devem alimentar o sistema. Abaixo, relacionamos aqueles que são diretamente ligados à Saúde e Segurança no Trabalho:
Em complemento a esses eventos, o eSocial possui tabelas específicas para detalhar as respectivas informações. Por exemplo: a Tabela 23, de Fatores de Riscos, deve ser utilizada em conjunto nos eventos S-1060 e S-2240. Esses dois eventos lidam, respectivamente, com a descrição do ambiente de trabalho e com a exposição individual do trabalhador aos riscos presentes naquele ambiente, que pode ser, por exemplo, em maior ou menor intensidade.
De acordo com o eSocial, é importante destacar também que na Administração Pública há peculiaridades que influenciam na obrigatoriedade de trabalhar com esses eventos, especialmente devido à variedade de regimes de contratação que podemos encontrar – inclusive dentro de um mesmo órgão. No mesmo local de trabalho podemos encontrar servidores estatutários ou CLT, ligados a Regime Próprio de Previdência Social (RPPS) ou ao Regime Geral de Previdência Social (RGPS).
Também conforme prevê o eSocial, podemos destacar que, para servidores estatutários vinculados a um Regime Próprio de Previdência Social, o envio de todos os eventos relacionados a Saúde e Segurança do Trabalho é facultativo. Nos demais casos que potencialmente mesclem formas de contratação e regimes de previdência, há obrigatoriedades ou dispensas que precisam ser observadas. Por fim, é importante frisar que, para estagiários, mesmo que em órgãos públicos, todos os eventos são obrigatórios.
Treinamentos e capacitações
Como trabalhamos com treinamento e capacitação para empresas, precisamos destacar o evento S-2245, que rege o tema. Empregadores diretos, Órgãos Gestores de Mão de Obra, concedentes de estágios e Sindicatos de Trabalhadores Avulsos ficam obrigados a trabalhar com esse evento para informar sobre treinamentos, capacitações ou exercícios simulados que sejam obrigatórios de acordo com alguma Norma Regulamentadora (NR) vigente.
Na Tabela 29, que complementa o evento, os dois primeiros dígitos do código correspondente a determinado treinamento são os mesmos da NR que dispõe sobre a sua realização. Isso para facilitar a identificação da referência normativa. Segundo o eSocial, esse evento tem prazo de envio até o dia 7 do mês subsequente ao que foi concluído o treinamento, capacitação ou exercício.
Quem precisa implementar o eSocial
A implementação do eSocial foi dividida por grupos e em diferentes fases. Portanto, o Governo Federal dividiu os contratantes em três seguimentos:
- O primeiro, de entidades empresariais que faturaram acima de 78 milhões de reais no ano de 2016.
- O segundo, formado pelos demais empregadores e contribuintes privados.
- O terceiro, formado pelos entes da Administração Pública.
Além disso, há quatro fases de implantação do eSocial, que são as mesmas para os três grupos, porém com prazos diferenciados, sendo:
- A primeira fase é referente ao envio dos eventos de tabela;
- A segunda prevê o envio de eventos não periódicos;
- A terceira se refere ao envio de eventos periódicos;
- A quarta trata do envio de eventos de Saúde e Segurança no Trabalho.
Ademais, essa última fase deverá ser cumprida pelos três grupos da seguinte forma: primeiro e segundo grupos a partir de janeiro de 2019 e, terceiro grupo, a partir de junho de 2019.
De maneira geral, boa parte das fases de implantação do eSocial já está ocorrendo para o setor privado (organizações que compõe o primeiro e o segundo grupo). Enquanto isso, o terceiro grupo inicia a primeira fase em janeiro de 2019.
Além da parte técnica, cabe ressaltar que o eSocial deve beneficiar tanto as empresas quanto os empregados. E, é claro, o Governo Federal, que precisa combater a sonegação fiscal e o grande índice de informalidade existente na economia brasileira.
Implantação do eSocial para empresários
Para os empresários, podemos citar a simplificação de processos como um dos maiores benefícios. Já que isso gera uma otimização na gestão que na ponta do lápis, significa uma economia de recursos. Além disso, um grande ponto positivo do eSocial é a segurança jurídica que as empresas terão ao cumprir em plenitude a legislação ao digitalizar e manter todos os dados referentes a suas relações empregatícias no sistema, diferentemente do que se praticava anteriormente.
É claro, a implantação do eSocial exigirá uma adaptação por parte das empresas. Além de maior organização e agilidade com os documentos e conhecimento das ferramentas que estão sendo disponibilizadas. Sugiro a você conhecer como o Sistema Escudo pode automatizar a integração de informações relacionadas aos treinamentos com o seu ERP, e consequentemente, com o eSocial. (Fale com o nosso Especialista)
Pois, da mesma forma que o eSocial deve trazer grandes benefícios, o lançamento de informações de forma manual, errôneas ou inconsistentes pode gerar penalidades. E mais: como a atualização do sistema deve ser feita praticamente em tempo real, é importante que cada setor da organização esteja em dia com seus processos e documentação.
O ideal, portanto, é que o gestor tenha ciência de todos esses pontos. E que ele ou os colaboradores que ficarão responsáveis por lidar com o eSocial sejam devidamente qualificados. Tanto para evitar equívocos que possam prejudicar a empresa, quanto para aproveitar ao máximo a ferramenta e extrair dela seus potenciais benefícios.
