Com a evolução das tecnologias e com o grande volume de dados coletados nos últimos anos, tivemos um processo acelerado e com pouco ou nenhum controle em relação ao tratamento de dados pessoais, de modo que os países mais desenvolvidos e atentos a esse cenário, precisaram elaborar suas legislações e criar regramentos mínimos necessários para o tratamento de dados.
No Brasil, a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados ou LGPD) veio atender essa demanda global por proteger a privacidade e os dados das pessoas, de modo que estabeleceu regras para que as organizações e pessoas físicas que também se utilizam desses dados para fins comerciais, possam realizar o tratamento de dados pessoais de forma segura e transparente.
O Sistema Escudo, como organização que também trata dados pessoais, seja de seus colaboradores, clientes e parceiros, por seu compromisso e responsabilidade com as pessoas e a legislação vigente, apresenta sua Política de Privacidade visando incorporar na organização a persona “Usuário” e suas “dores” relativas à privacidade, bem como garantir que os interesses dos indivíduos sejam mantidos em primeiro lugar.
O Sistema Escudo se compromete a proteger a privacidade e a segurança dos dados pessoais de nossos clientes, parceiros e colaboradores. Respeitamos os direitos e as preferências de cada indivíduo e seguimos as melhores práticas e as leis vigentes sobre proteção de dados.
Buscamos oferecer serviços de qualidade, transparência e confiança, garantindo que os dados sejam tratados de forma ética, responsável e adequada ao seu propósito. Para que possa ter conhecimento, de forma detalhada, sobre como tratamos os seus dados pessoais, disponibilizamos esta Política de Privacidade.
Dado pessoal é toda informação que está relacionada a você individualmente e que permite identificá-lo de forma direta ou indireta como, por exemplo, seu nome, endereço, número de telefone, RG, CPF, endereço de e-mail, número de ID, dados de saúde ou qualquer outra informação que permita associá-la a sua pessoa.
3.1 Outros termos e Definições
Agentes de tratamento: Controlador e/ou Operador.
● Consentimento: manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada.
● Controlador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.
● Dado anonimizado: dado relativo a titular que não possa ser identificado, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis na ocasião de seu tratamento.
● Dado pessoal sensível: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.
● Dado pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável.
● Eliminação: exclusão de dados ou de conjunto de dados armazenados em banco de dados, independentemente do procedimento empregado.
● Encarregado: pessoa indicada pelo controlador e operador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
● Operador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador.
● Titular de Dados Pessoais: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento, ou seja, clientes, assinantes, colaboradores, terceiros, pessoa física, entre outros.
● Tratamento de dados pessoais: toda operação realizada com dados pessoais, como as que
se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução,
transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação,
avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou
extração.
● Uso compartilhado de dados pessoais: comunicação, difusão, transferência internacional,
interconexão de dados pessoais ou tratamento compartilhado de bancos de dados pessoais
por órgãos e entidades públicos no cumprimento de suas competências legais, ou entre
esses e entes privados, reciprocamente, com autorização específica, para uma ou mais
modalidades de tratamento permitidas por esses entes públicos, ou entre entes privados.
● Usuário do site: titular de dados pessoais que visita e utiliza o website do Sistema Escudo.
O Sistema Escudo, no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais realizado no âmbito de suas atividades, atuará, predominantemente, como Controlador de Dados Pessoais, competindo à organização as decisões referentes ao tratamento de seus dados pessoais, enquanto titular e também atuará como Operador de dados em alguns processos de negócios. A título exemplificativo, o Sistema Escudo possui a seguinte classificação nos processos de negócio abaixo citados:
➔ Controlador de Dados Pessoais:
● Processo seletivo.
● Contratação CLT.
● Acompanhamento de férias.
● Desligamento.
● Fechamento de folha de pagamento.
● Contratação Pessoa Jurídica.
● Liberação de acessos.
● Inativação da plataforma.
● Prospecção
● Distrato de clientes e parceiros.
● Contas a pagar
● Implantação
➔ Operador de Dados Pessoais:
● Realização de Treinamento Prático.
● Atendimento Suporte.
Para facilitar o seu entendimento quanto aos dados pessoais coletados nos principais processos de negócio do Sistema Escudo, os agrupamos por categoria. Destacamos ainda, que:
I. Por se tratar de um resumo consolidado, as informações apresentadas abaixo são exemplificativas.
II. A utilização total ou parcial das informações aqui descritas poderá variar de acordo com a finalidade pretendida.
5.1. Dados de Identificação dos usuários que acessam o site.
Esses são os dados pessoais utilizados para identificar usuários que acessam o site: nome, telefone, e-mail e empresa da qual faz parte.
5.2. Dados dos Colaboradores
Esses são os dados pessoais utilizados para identificar os colaboradores do Sistema Escudo, bem como para cumprir obrigações legais: nome, e mail, telefone, documentos pessoais (CPF, RG, CTPS, PIS), estado civil, endereço, data de nascimento, nome dos dependentes e foto.
5.3. Dados de Identificação e profissionais de candidatos a vagas
Esses dados são utilizados para identificar e entrar em contato com os candidatos a vagas de trabalho no Sistema Escudo: nome completo, contatos (e-mail e telefone), experiências profissionais e formação acadêmica.
5.4. Dados dos parceiros
Dados para contratação de parceiros: nome completo, RG, CPF, endereço, telefone e registro profissional.
5.5. Dados dos alunos
Dados para realizar a matrícula dos alunos na plataforma de ensino, bem como para emitir os certificados: nome completo, e-mail corporativo e CPF.
Procuraremos demonstrar para qual finalidade tratamos os seus dados pessoais e qual a base legal que nos autoriza a coletá-los. Alertamos que serão descritas as finalidades e as bases legais dos principais processos de negócio do Sistema Escudo. O ciclo de vida de dados pessoais da organização encontra-se mapeado internamente em seu Registro de Operações de Tratamento de Dados Pessoais, nos termos do art. 37 da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
Finalidade | Descritivo | Base Legal | Categoria de Dados |
---|---|---|---|
Na página principal, há um formulário “Fale com um especialista” no site do Sistema Escudo | Meio de entrar em contato com o Sistema Escudo para informações. | Mediante o fornecimento de consentimento pelo titular (Art. 7º, I, LGPD). | Dados de Identificação. |
Botão “Fale Conosco” no site do Sistema Escudo. | Entrar em contato com o Sistema Escudo para tirar dúvidas ou solicitar informações através de formulário. | Mediante o fornecimento de consentimento pelo titular (Art. 7º, I, LGPD). | Dados de Identificação. |
Aba “Conteúdos” | Assinar e receber as newsletter. | Mediante o fornecimento de consentimento pelo titular (Art. 7º, I, LGPD). | Dados de Identificação. |
Ao final da página principal, do lado esquerdo, há um link para o chat. | Entrar em contato com o Sistema Escudo através de formulário. | Mediante o fornecimento de consentimento pelo titular (art. 7º, I, LGPD). | Dados de identificação. |
Processo seletivo | Realizar o recrutamento e a seleção de candidatos para preencher novas vagas junto ao Sistema Escudo, por meio de processo seletivo, para posterior contratação e admissão. | Procedimento Preliminar relacionado a Contrato de Trabalho (art. 7º, V, LGPD). | Dados de Identificação do Candidato. |
Contratação CLT | Formalizar a relação trabalhista entre o candidato selecionado por meio de processo seletivo, enquanto novo colaborador, e o Sistema Escudo. | Consentimento (Art. 7°, I da LGPD). Cumprimento de uma obrigação legal (art. 7º, II, LGPD). Execução de contrato (art 7º, V, LGPD). | Dados de Identificação do Colaborador. |
Fechamento de Folha de pagamento | Compilação e preparação das informações da folha de pagamento para que a contabilidade possa fazer o fechamento, enviar dados para o eSocial e gerar os impostos. | Cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador (art. 7º, II, e Art. 11, II, "a", da LGPD). | Dados de Identificação do Colaborador. |
Contratação Pessoa Jurídica | Formalizar a relação contratual entre o candidato (Pessoa Jurídica) selecionado por meio de processo seletivo e o Sistema Escudo. | Execução de contrato (art. 7º, V da LGPD). Consentimento (Art 7º, I, LGPD). | Dados de Identificação do Prestador de Serviço. |
Liberação de acessos | Criação de usuários para os colaboradores (novos ou em mudança de função), visando o acesso ao servidor da Organização. | Execução de contrato (art. 7º, V da LGPD). | Dados de Identificação do Colaborador. |
Prospecção | Identificar potenciais clientes interessados, cujo perfil do cliente corresponde ao ideal da empresa (prospecção deleads). | Legítimo Interesse (art 7º, IX, LGPD). | Dados de Identificação Representante da empresa prospectada. |
Distrato de clientes e parceiros | Rescisão de um contrato anteriormente pactuado entre a organização e cliente e parceiros. | Execução de contrato (art. 7º, V da LGPD). | Dados de Identificação Representante da empresa Cliente. |
Contas a pagar | Realizar pagamentos | Execução de contrato (art. 7º, V da LGPD). | Dados de Identificação do Prestador de serviços. |
Videomonitoramento | Por medidas de segurança de visitantes e colaboradores, poderemos coletar sua imagem por meio do nosso sistema de videomonitoramento. | Legítimo Interesse (art. 7º, IX, LGPD). | Dados de imagem de visitantes e colaboradores. |
O Sistema Escudo poderá compartilhar seus dados com organizações parceiras, autoridades e órgãos reguladores para diferentes finalidades, quando necessário. De forma a garantir a máxima transparência a nossos usuários, disponibilizamos a seguir o nome das organizações parceiras e o motivo pelo qual compartilhamos os seus dados pessoais.
Finalidade | Categoria do destinatário | Justificativa |
---|---|---|
Recrutamento e seleção | Plataforma de processo seletivo. | Recrutar novos colaboradores para o Sistema Escudo. |
Realização do exame admissional e demissional dos colaboradores | Clínica de Medicina e Segurança do Trabalho. | O compartilhamento é necessário para cumprimento de obrigação legal. |
Pagamento dos colaboradores e prestadores de serviços | Agência bancária | Responsável pelos pagamentos dos colaboradores. |
Gestão empresarial | Softwares de gestão e cadastro (CRM). | Sistema utilizado para gestão de clientes e tickets. |
Armazenamento | Plataforma de armazenamento em nuvem. | Plataforma de serviços de computação em nuvem, responsável pelo armazenamento e backup do banco de dados. |
Prospecção | Ferramentas de prospecção de clientes. | Identificar potenciais clientes interessados, cujo perfil do cliente corresponde ao ideal da empresa (prospecção de leads). |
Abertura de chamados/tickets. | Plataformas de abertura de chamados/tickets. | Para controle interno das demandas. |
Plataforma de treinamentos | Plataformas de treinamentos. | Para que o aluno tenha acesso à plataforma de treinamentos e consiga emitir o seu certificado posteriormente. |
Videomonitoramento | Interno | Garantir o monitoramento e segurança dos colaboradores e terceiros. |
Além dos Parceiros e Organizações acima descritos, o Sistema Escudo poderá realizar a transferência internacional de seus dados em casos de:
● Realização de backup de dados em serviços de nuvem localizados fora do Brasil.
● Armazenamento em servidores próprios ou de terceiros. Para tanto, buscamos observar todos os requerimentos estabelecidos pela legislação vigente, bem como as melhores práticas de segurança e privacidade do mercado, para garantir a integridade e confidencialidade dos seus dados pessoais.
Os dados pessoais armazenados pelo Sistema Escudo permanecem retidos por um prazo que poderá variar de acordo com a finalidade do tratamento dos dados pessoais. Abaixo serão apontados, de modo meramente exemplificativo, o prazo de retenção de dados dos principais processos de negócios e a sua justificativa. Por respeitarmos o seu direito à privacidade da informação, periodicamente, a cada 12 meses, revisamos a nossa base de dados, para saber se as informações registradas ainda são necessárias, para o alcance da finalidade inicialmente pretendida. Após esse prazo, eliminamos os dados pessoais da nossa base de dados, a não ser que, justificadamente, possam ser anonimizados, sem prejuízo das regulamentações que tratam acerca do tema, em especial, no que diz respeito ao cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador.
Finalidade | Prazo | Justificativa |
---|---|---|
Recrutamento e Seleção | I. Pelo prazo necessário ao cumprimento desta finalidade.
II. Enquanto o Consentimento não for revogado. III. Em até 6 meses da não utilização dos dados. |
Art. 15 da LGPD |
Folha de Pagamento, Benefícios e Exigências Legais | 5 anos durante a relação contratual e, caso não houver ação judicial, 2 anos após extinção do Contrato de trabalho. | Art. 11 da CLT |
Pagamento à Pessoa Física | 5 anos após o pagamento. | Art. 206, § 5º, I do Código Civil. |
Admissão | 2 anos após o encerramento do contrato de trabalho, salvo obrigações legais e regulatórias ou hipóteses de prescrição que preveem prazo superior. | Para cumprimentos de obrigações legais (Art. 41, CLT; Decreto nº 3.298/99). Para defesa de interesses legais ou administrativos (art. 103, Lei nº 8.213/91; art. 174, Lei 5.172/66). |
Desligamento de Colaboradores | I. Recolhimento FGTS, GFIP e GRRF: 5 anos.
Obs: para documentos vinculados a processos judiciais ingressados até 16/11/2019, o prazo de retenção é de 30 anos. II. Seguro Desemprego e documentos relacionados: 5 anos. III. Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho: 5 anos durante a relação contratual e, caso não houver ação judicial, 2 anos após extinção do Contrato de trabalho. |
Art. 23, §5º da Lei 8.036 e Súmula 362 do TST Art. 5º da Resol. 71/94 Art.11 CLT |
Gestão de Ações Trabalhistas | 5 anos durante a relação contratual e, caso não houver ação judicial, 2 anos após extinção do Contrato de trabalho. Recolhimento FGTS, GFIP e GRRF: 5 anos | Art. 11 da CLT e Art. 23, §5º da Lei 8.036 e Súmula 362 do TST |
Conferências Contábeis e Fiscais | 5 anos | Art. 173 do Código Tributário Nacional. |
Contratos | Contrato de fornecimento, licenciamento de software, contrato de prestação de serviços e documentos correlatos - 5 anos. | Art. 206, § 1º, II do Código Civil Art. 206, § 5º, I do Código Civil Arts. 173 e 174 do CTN |
Documentos financeiros em geral | 5 anos | Art. 206, § 5º, I do Código Civil |
Atestado médico | 5 anos, após extinção do Contrato de trabalho. | - |
Certificados de conclusão dos cursos | 10 anos após a realização do curso. | Art. 205, do Código Civil |
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Seus Direitos | Explicação |
---|---|
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Oposição | A lei autoriza o tratamento de dados pessoais mesmo sem o seu consentimento ou um contrato conosco. Nessas situações, somente trataremos seus Dados Pessoais se tivermos motivos legítimos para tanto. Caso você não concorde com alguma finalidade de tratamento dos seus dados pessoais, você poderá apresentar oposição, solicitando a sua interrupção. |
O Sistema Escudo estabeleceu diversas medidas técnicas e organizacionais apropriadas com o objetivo de mitigar as possibilidades de acesso não autorizado, contra o tratamento ilegal de dados pessoais e contra perda ou destruição acidental de dados pessoais. Para garantir a segurança e integridade de todos os dados, o Sistema Escudo trata a segurança dos seus dados pessoais com o máximo de cuidado, utilizando padrões e melhores práticas adotadas no mercado.
Dentre as medidas aplicadas internamente pela organização para garantir sua segurança, podemos destacar:
● Implementação de medidas de segurança organizacionais.
● Múltiplo fator de autenticação para acesso às informações.
● Desenvolvimento da Política de Segurança da Informação.
● Implementação de Controles baseados nas Normas NBR/ISO 27001/2013, 27002/2013 e 27701/219.
● Monitoramento contínuo do ambiente.
● Realização de treinamento em proteção de dados pessoais, segurança da informação e supervisão da adoção das práticas.
Nós nos esforçamos para proteger a privacidade de seus dados pessoais, mas infelizmente não podemos garantir total segurança. Entradas e usos não autorizados de terceiros com informações suas, falhas de hardware ou software que não estejam sob controle do Sistema Escudo e outros fatores externos podem comprometer a segurança dos seus dados pessoais.
Por isso, sua atuação é fundamental para a manutenção de um ambiente seguro para todos. Caso você identifique ou tome conhecimento de qualquer fator que comprometa a segurança dos seus dados na sua relação com o Sistema Escudo, por favor entre em contato conosco por meio das informações de contato indicadas.
A Portal Escudo Sistemas E Treinamentos Ltda utiliza câmeras de segurança em suas instalações com o objetivo de garantir a proteção dos colaboradores, visitantes, patrimônio e informações sensíveis da empresa. O monitoramento é realizado de forma contínua, visando prevenir incidentes, promover a segurança e assegurar a conformidade com normas internas e legais.
12.01. Áreas Monitoradas:
As câmeras de segurança estão instaladas em áreas comuns e de circulação, como entradas e saídas. Áreas de privacidade pessoal, como banheiros não são monitoradas.
12.02. Uso e Armazenamento de Imagens:
As imagens capturadas são armazenadas por um período de 30 dias de armazenamento e são acessíveis apenas por pessoas autorizadas, como a equipe de segurança e a gestão administrativa.
Essas imagens poderão ser utilizadas exclusivamente para fins de segurança e investigação de incidentes, não sendo compartilhadas com terceiros, exceto em situações exigidas por lei ou mediante solicitação de autoridades competentes.
Direitos dos Colaboradores:
Os colaboradores têm o direito de serem informados sobre o monitoramento por câmeras no ambiente de trabalho. A PORTAL ESCUDO SISTEMAS E TREINAMENTOS LTDA compromete se a seguir todas as normas aplicáveis à privacidade e proteção de dados, conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e demais legislações pertinentes.
12.03. Consentimento e Ciência:
Ao ingressar nas instalações da PORTAL ESCUDO SISTEMAS E TREINAMENTOS LTDA, o colaborador declara estar ciente da existência de câmeras de monitoramento e concorda com sua utilização conforme descrito nesta política. A empresa assegura que o monitoramento será realizado com transparência, respeitando a dignidade e a privacidade dos indivíduos, dentro dos limites permitidos pela legislação vigente.
12.04. Monitoramento por Câmeras:
A Portal Escudo Sistemas E Treinamentos Ltda utiliza câmeras de segurança em suas instalações com o objetivo de garantir a proteção dos colaboradores, visitantes, patrimônio e informações sensíveis da empresa. O monitoramento é realizado de forma contínua, visando prevenir incidentes, promover a segurança e assegurar a conformidade com normas internas e legais.
12.05. Áreas Monitoradas:
As câmeras de segurança estão instaladas em áreas comuns e de circulação, como entradas e saídas. Áreas de privacidade pessoal, como banheiros não são monitoradas.
12.06. Uso e Armazenamento de Imagens:
As imagens capturadas são armazenadas por um período de 30 dias de armazenamento e são acessíveis apenas por pessoas autorizadas, como a equipe de segurança e a gestão administrativa. Essas imagens poderão ser utilizadas exclusivamente para fins de segurança e investigação de incidentes, não sendo compartilhadas com terceiros, exceto em situações exigidas por lei ou mediante solicitação de autoridades competentes.
12.07. Direitos dos Colaboradores:
Os colaboradores têm o direito de serem informados sobre o monitoramento por câmeras no ambiente de trabalho. A PORTAL ESCUDO SISTEMAS E TREINAMENTOS LTDA compromete se a seguir todas as normas aplicáveis à privacidade e proteção de dados, conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e demais legislações pertinentes.
12.08. Consentimento e Ciência:
Ao ingressar nas instalações da PORTAL ESCUDO SISTEMAS E TREINAMENTOS LTDA, o colaborador declara estar ciente da existência de câmeras de monitoramento e concorda com sua utilização conforme descrito nesta política. A empresa assegura que o monitoramento será realizado com transparência, respeitando a dignidade e a privacidade dos indivíduos, dentro dos limites permitidos pela legislação vigente.
O Sistema Escudo, em observância ao art. 41 da LGPD, nomeou como Encarregado pelo Tratamento de Dados:
• DPO: DPOnet
• E-mail: dpo@sistemaescudo.com.br
• Formulário para contato: clique aqui!
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Versão | Data de publicação | Responsável |
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1.0 | 05/01/2024 | DPONET |
1.1 | 26/01/2024 | GEP Soluções em Compliance |
1.2 | 28/09/2024 | Juan Blasius |